Record retention schedule

Record retention schedule

Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

Ada empat penggolongan records menurut FX Sudjadi, antara lain :

*Records yang tidak penting (nonessential)

Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai dan tidak perlu disimpan.

Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :

-Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas

-Slip-slip surat pendaftaraan

-Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi

-Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari

-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin

*Records yang tidak dimanfaatkan
Records ini maksudnya adalah records yang masa penggunaanya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa
Yang tergolong dalam records ini adalah sebagai berikut :
-Surat-surat undangan rapat
-Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
-Surat-surat keterangan ijin dan sakit
-Surat-surat dinas ke cabang perusahaan

*Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan, laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaanya dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun
Yang termasuk dalam records ini antara lain adalah :
Dokumen-dokumen penjualan
Laporan-laporan keuangan
Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan
Wesel-wesel tagih

*Records yang sangat penting

Maksudnya records ini adalah recods inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan ( instansi yang bersdangkutan )

Yang tergolong dari records ini adalah sebagai berikut :
Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai
Surat perjanjian kontrak
Surat-surat asuransi
Surat-surat keputusan
Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan
Surat-surat hak milik perusahaan ,.

SUMBER : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/11/record-retention-schedule/