Komunikasi dalam berorganisasi
Komunikasi organisasi
pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi[1].Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan
dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain
meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal. [2].
Gaya komunikasi organisasi
Enam gaya komunikasi
menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
Gaya komunikasi mengendalikan
Gaya komunikasi
mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai
dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya
komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way
communications.
Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini,
lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk
berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut
digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut
tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal
dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar
dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa
yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai
untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan
pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat
mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain
memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
Gaya komunikasi dua arah
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara
terbuka. Artinya, setiap anggota orgaThe Equalitarian Style Aspek penting gaya
komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of
communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal
secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).
nisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks,
santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota
organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang
menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang
memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang
baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan
kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam
organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama,
khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan
yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak
berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring
Style Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan
verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus
dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi
tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio
State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka
beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons
menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah
orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan
tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style Gaya
komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim
pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada
tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering
dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga
(salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya
komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan
untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan
dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan
persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi
masalah yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing Style Gaya komunikasi ini lebih
mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang
lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan
(sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya
komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja
sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta
bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang
dibebankannya.
6. The Withdrawal Style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi,
artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang
lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang
dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang
kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam
persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari
tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari
berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai
dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya
komunikasi.
Mengalihkan persoalan.
jadi yang dimaksud
dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi
(Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya
berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan
yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan,
jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi Organisasi
juga dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu
organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di
antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di
dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.[3]. Empat Dimensi Komunikasi organisasi
1. Downward
communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang
berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus
komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan
instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa
suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi
mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d)
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam
penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode
tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti
tulisan
2. Upward
communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang
sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c)
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari
bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas
menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil
manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari
bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat
amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami
pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan pegawai
3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung
di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan
konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline
communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati
batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi
lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan
jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang
dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam
rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing
komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran: 1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung 2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar